Derneğinizi tek başınıza değil, uygulamayla yönetin

Uygulamanın tek gerçek sınavı bu. İçi dolu bir uygulama kendi kendini büyütür; on kişinin indirdiği uygulama iki ayda unutulur. Sistemde üç ayrı yol var, üçünü de bilin.

Yol 1 — Üyelik linki (asıl yöntem)

Menünün en üstündeki bu ekran, derneğinize özel bir bağlantı üretir. Bağlantı derneğinizin adı, logosu ve renkleriyle açılır — kişi kendi derneğinin sayfasını görür.

Bağlantıya tıklayan kişi:

1. Bilgilerini girer ve kendi şifresini kendisi belirler,
2. Kaydı panelinize Onay Bekliyor olarak düşer,
3. Sonuç sayfasından uygulamayı doğrudan indirir,
4. Onayınızı beklemeden telefon numarası ve şifresiyle giriş yapar.

Bu yüzden size ikinci bir mesaj göndermek, kimseye şifre iletmek, kimseye “şu derneği seç” demek gerekmez. Uygulamada dernek seçme ekranı yoktur; üye kendi kimliğinden bulunur.

QR kod — yüz yüze toplantının en hızlı yolu

Aynı ekranın altında, üyelik başvuru sayfanıza götüren bir QR kod vardır. PDF İndir ile A4 afiş olarak indirir, dernek kapısına asar, masaüstü standına koyar ya da genel kurul sunumunda perdeye yansıtırsınız. Telefonuyla okutan kişi doğrudan başvuru formuna düşer — link yazdırmaya, mesaj göndermeye gerek kalmaz.

Yol 2 — Excel ile toplu aktarma

Elinizde bir üye listesi varsa tek tek girmeyin. Ekrandaki şablonu indirin, listeyi o başlıklara göre doldurup yükleyin. Ad Soyad sütunu zorunludur; sütun başlıklarını değiştirmeyin.

Aynı ekran toplu güncelleme de yapar: “Mevcut Üyeleri İndir” ile aldığınız dosyada düzeltmelerinizi yapıp geri yüklersiniz. Bu dosyadaki ID sütununu asla silmeyin — sistem kimin hangi kayıt olduğunu ondan anlar.

Yol 3 — Panelden tek tek ekleme

Bir-iki kişi için en hızlısı. Kaydı açtıktan sonra üye kartındaki Geçici Şifre düğmesine basın, çıkan şifreyi kişiye iletin. Şifre ekranda yalnızca bir kez gösterilir; üye ilk girişinde kendi şifresini belirler.

Onay kuyruğu ve otomatik onay

Linkten gelen her başvuru Onay Bekliyor durumunda birikir. Üye listesindeki sekmeden bunları görüp onaylar ya da reddedersiniz. Onaylanan üye Aktif olur.

Başvuru sayısı arttıkça bu iş sizi yorar. Dernek Ayarları → Otomatik Onay bölümünden, yeni kayıtların onay kuyruğuna hiç düşmeden gönüllü üye olarak açılmasını sağlayabilirsiniz. Aynı ekranda iki emniyet kemeri vardır:

• Günlük onay tavanı — günde en fazla kaç kayıt otomatik onaylansın. Tavan aşılınca kalan kayıtlar kuyruğa düşer ve derneğin e-postasına uyarı gider.
• Aynı bağlantıdan günlük tavan — aynı internet bağlantısından gelen kayıt sayısını sınırlar. Aynı evden üç kişinin kaydolması olağandır, otuz kişinin kaydolması değildir.

İlk yüz üye: sahada işe yarayan sıra

1. Yönetim kurulundan başlayın. Önce sekiz-on kişi girsin, uygulamayı görsün. Onlar anlatamazsa üye hiç anlamaz.
2. WhatsApp gruplarına linki tek mesajda gönderin. Uzun açıklama yazmayın; hazır metni olduğu gibi yapıştırın.
3. İlk haberi linkten önce yayınlayın. İnen kişi boş ekran görmesin.
4. Bir toplantıda yüz yüze bitirin. Kahvede, camide, genel kurulda; telefonu elinde olan kişi iki dakikada kaydolur. En yüksek dönüşüm buradadır.
5. On gün sonra hatırlatın. İlk mesajı görmeyen çok olur; ikinci mesaj birinciyi ikiye katlar.

Bir üyenin iki ayrı özelliği var ve bunlar karıştırıldığında aidat da defter de yanlış çıkar: durumu (uygulamaya girebiliyor mu) ve üyelik türü (dernek nezdinde ne).

Üyelik türü

Uygulamadan gelen herkes gönüllü üye olarak açılır. Bu kasıtlıdır: mahalleden yüz kişinin uygulamayı indirmesi, derneğin yüz resmî üyesi olduğu anlamına gelmez. Bir kişiyi asıl üyeye çevirmek yönetim kurulu kararına bağlıdır ve o andan itibaren aidat borcu ile defter kaydı doğurur. Üye kartında türün ne zaman değiştiğinin geçmişi tutulur.

Üye durumu

• Onay Bekliyor — linkten başvurmuş, henüz onaylamamışsınız.
• Aktif — uygulamaya girer, bildirim alır, rehberde görünür.
• Pasif — uygulamaya giremez, bildirim almaz. Kaydı silmeden ilişkiyi dondurmanın yoludur. Üyeye verilmiş uygulama yetkileri de kendiliğinden geçersiz olur.
• Reddedildi — başvurusu kabul edilmemiş.

“Şifremi unuttum” — alacağınız en sık telefon

Bu işi tek başınıza taşımayın: 6. bölümdeki Üye İşleri Sorumlusu rolü tam olarak bunun içindir.

Üye kartında ne tutulur

Ad soyad, telefon, e-posta, doğum tarihi, cinsiyet, kan grubu, meslek, memleket ve oturduğu il, adres, fotoğraf, üyelik türü ve tarihleri, varsa bağlı olduğu şube. Bunların bir kısmı sonradan çok işinize yarar: bildirim gönderirken bu alanlara göre süzme yaparsınız (bkz. 3. bölüm) ve kan çağrısı kan grubuna göre çalışır. Aktarım sırasında meslek ve memleket sütunlarını boş geçmeyin.

Üyeyi indirtmek bir kere yapılan iştir; uygulamayı canlı tutmak her hafta yapılan iştir. Ölçü basit: haftada bir içerik, ayda bir-iki bildirim.

Haber ve etkinlik yayınlamak

Haber, etkinlik ve duyuru aynı ekrandan yönetilir. Bir yazının üç hâli vardır:

• Taslak — yayın tarihi boş bırakılırsa yazı taslak kalır, kimse görmez.
• Zamanlı — yayın tarihini ileriye ayarlarsanız o tarih ve saatte kendiliğinden yayınlanır. Bayram, kandil, genel kurul duyurularını bir hafta önceden hazırlayıp bırakın.
• Yayında — uygulamada ve web sitenizde görünür.

Kapak görseli için önerilen ölçü 1600×900 piksel, en fazla 5 MB. Kısa özet alanına bir-iki cümle yazın; liste ve kart görünümlerinde okunan budur. Önemli bir duyuruyu Üste Sabitle ile listenin başında tutabilirsiniz.

Üye bildirimi anahtarı

Yazı formunda “Üyelere bildirim gönder” anahtarı vardır. Açıksa, yazı yayına girdiği anda tüm aktif üyelerin telefonuna bildirim düşer. Aynı yazı için ikinci kez gönderilmez — düzeltme yapıp kaydettiğinizde üyeler tekrar rahatsız olmaz.

Etkinlikte katılım toplamak

Yemek, gezi, iftar gibi “kaç kişi geliyor” sorusunun sorulduğu her etkinlikte Katılım Topla seçeneğini açın. Üye uygulamadan “katılacağım” der. Ayarlayabilecekleriniz:

• Kontenjan — boş bırakılırsa sınırsız. Refakatçiler de sayılır.
• Refakatçi getirilebilir — üye yanında kaç kişi geleceğini bildirir.
• Son katılım bildirimi — bu andan sonra üye ne katılım bildirebilir ne de iptal edebilir. Yemek sayısını kesinleştireceğiniz tarihi buraya yazın.

Katılımcı listesini panelden görür ve dışa aktarırsınız. Bir daha “kaç kişilik masa ayırtalım” diye grup mesajı atmanız gerekmez.

Bildirim göndermek

Haberden bağımsız, doğrudan telefonlara düşen mesajdır. Yazarken ekranın sağındaki telefon önizlemesi tam olarak üyenin göreceği şeyi gösterir.

• Başlık telefonda büyük punto ile çıkar; kısa tutun.
• Metin iki-üç satır görünür; önemli kısmı başa koyun.

Kime gideceğini seçmek

Filtreli gönderim, bildirim yorgunluğunun en iyi ilacıdır: Antalya’daki etkinliği yalnızca Antalya’da oturanlara, esnaf toplantısını yalnızca ilgili meslek grubuna gönderin. Seçim yaptıkça tahmini alıcı sayısı ekranda güncellenir.

Gönderimi zamanlayabilirsiniz — boş bırakırsanız hemen gider. Sık tekrarlanan mesajlar için Bildirimler → Şablonlar bölümünde hazır metin tutun; şablondaki {{ }} alanları gönderirken doldurulur.

Gelen mesajlar

Web sitenizdeki iletişim formundan gelen mesajlar buraya düşer; okunmamış olanların sayısı panele girer girmez karşınızdaki özet ekranında görünür. Yanıtladığınız mesajı işaretleyin ki kuyruk şişmesin.

Panele siz girersiniz, uygulamayı üyeniz kullanır. Üyenin telefonunda neyin nasıl göründüğünü bilmeden ne doğru duyuru yazabilir ne de gelen soruları cevaplayabilirsiniz. Bu bölüm tam olarak onu anlatır.

İndirme ve giriş

Uygulamanın adı Aika Dernek’tir; App Store ve Google Play’de bu adla aranır. Tüm dernekler için tek bir uygulama vardır — üye ayrı bir uygulama aramaz, dernek listesinden seçim yapmaz. Telefon numarası ve şifresiyle giriş yapar, derneği kendiliğinden bulunur.

Alt menüdeki beş bölüm

Akış — etkinliğe katılım bildirimi

Katılım topladığınız bir etkinlikte üye üç cevaptan birini verir: Katılıyorum, Belki, Katılmıyorum. Refakatçiye izin verdiyseniz “yanımda gelecekler” sayısını, isterse bir de not yazar (“akşam yemeğine kalamayacağım” gibi). Ekranda kaç kişinin katıldığı, kaç yer kaldığı ve son bildirim tarihi görünür; kontenjan dolduğunda katılım kendiliğinden kapanır.

Bu, WhatsApp grubunda “+1” yazışmasının yerini alır ve size panelde hazır bir katılımcı listesi bırakır.

Rehber — üyenin en çok kullandığı yer

• Esnaf / firma rehberi — kategoriye göre gezer, arar, telefonla arar, yol tarifi alır. Kendi işletmesini de uygulamadan ekleyebilir; kayıt sizin onayınıza düşer.
• İş & işçi ilanları — ilanları okur, kendisi de ilan verebilir.
• Vefat & taziye — ilanı, cenaze vaktini ve yerini görür.
• Sevinç & tebrik — düğün, mezuniyet, doğum, yeni işyeri haberlerini görür.
• Acil kan çağrısı — açık çağrıları görür, “yardım edebilirim” der ve ilgili kişiyi doğrudan arar.
• Aidat & bağış — derneğin banka bilgilerini görür ve tek dokunuşla kopyalar. Havale açıklamasına ad-soyad yazması gerektiği ekranda hatırlatılır.

Üyeler — dizin ve yorumlar

Üye, diğer üyeleri isme veya mesleğe göre arar; listeyi isme, puana ya da yeni kayıttan eskiye doğru sıralar. Bir üyenin profilinde mesleği, memleketi ve —paylaşmayı seçtiyse— iletişim bilgileri görünür. Üyeler birbirine yıldız ve yorum bırakabilir; esnaf ve hizmet veren üyeler için bu, rehberin en değerli kısmıdır.

Bildirim — gönderdiğiniz kaybolmaz

Telefon o an sessizde olsa, üye bildirimi kaçırsa bile mesajınız Bildirim sekmesinde arşivlenir. Bildirimler türlerine göre etiketlenir: cenaze, aidat, etkinlik, duyuru, toplantı, geçmiş olsun, tebrik. Üye dilerse yalnızca okunmamışları listeler.

Profil — üyeye söylemeniz gerekenler

Üyelerinizin çoğu profilini boş bırakır ve bunun bir bedeli vardır. Duyuru yaparken şu üç maddeyi ayrıca hatırlatın:

• Mesleğinizi ve memleketinizi yazın — üye dizininde bulunabilmenin ve size uygun duyuruların gelmesinin şartı budur.
• Kan grubunuzu girin — kayıtlı değilse size hiçbir kan çağrısı ulaşmaz.
• Bildirimlere izin verin — telefon kurulumunda reddedilen bildirim izni, “bana haber gelmiyor” şikâyetinin bir numaralı sebebidir.

Üye ayrıca profilinden fotoğrafını değiştirir, şifresini yeniler, KVKK aydınlatma metnini ve kullanım koşullarını okur, isterse hesabını siler.

Yetkili üyede ek olarak: İçerik girişi

Uygulama yetkisi verdiğiniz üyede — ki bu çoğu zaman sizsiniz — Akış ve Rehber ekranlarında yeni düğmeler açılır: İçerik Ekle, Vefat İlanı Ekle, Sevinç İlanı Ekle, Kan Çağrısı Aç. Bunların her birinin telefondan nasıl doldurulduğu bir sonraki bölümün konusudur.

Haberin, cenazenin ve acil kanın bilgisayar başında beklemeye tahammülü yoktur. Uygulama, derneğin en sık girilen içeriklerini telefondan girmenize izin verir: haber, etkinlik, vefat ilanı, sevinç ilanı ve acil kan çağrısı. Bu bölüm doğrudan sizin, yani başkanın kullanımı içindir.

Hazırlık — kendinize üye kaydı ve yetki açın

1. Üyeler → Yeni ile kendinize bir üye kartı açın (zaten varsa atlayın). Telefon numaranızı doğru girin; uygulamaya onunla gireceksiniz.
2. Kartın Uygulama Yetkileri sekmesini açın ve ihtiyacınız olanları işaretleyin. Başkan için tipik olarak hepsi: haber oluştur + doğrudan yayınla + bildirim gönder, vefat ve sevinç ilanı oluştur + yayınla, acil kan çağrısı.
3. Kaydedin, sonra üye kartındaki Geçici Şifre düğmesine basın ve çıkan şifreyi not edin.
4. Telefonunuza Aika Dernek uygulamasını kurun, numaranız ve bu şifreyle girin, ilk girişte kendi şifrenizi belirleyin.

Yetkileri açmadıysanız uygulamada bu düğmelerin hiçbiri görünmez — düğmeler yetkiye bağlıdır, gizli değildir, yoktur.

A · Haber ve etkinlik

Form yukarıdan aşağı şu sırayla doldurulur:

1. Tür — Haber ya da Etkinlik. (Duyuru türü telefonda yoktur, panelden girilir.)
2. Kimin adına — Dernek adına varsayılandır ve başkan için doğrusu budur. “Kendi adıma” seçerseniz kartta adınız ve “üye haberi” rozeti çıkar.
3. Başlık — en az üç karakter. Örn. “Yıllık pilav günümüz yapıldı”.
4. İçerik — ne oldu, ne zaman, kimler katıldı.
5. Etkinlikse — tarih ve saati takvimden seçersiniz, altına yeri yazarsınız (“Dernek Lokali, Muratpaşa/Antalya”).
6. Kapak görseli — oracıkta fotoğraf çekin ya da galeriden seçin.
7. Üyelere bildirim gönder — bu anahtar yalnızca bildirim yetkiniz varsa görünür.
8. Yayınla ya da Taslak olarak kaydet.

Bu ekranın asıl kazandırdığı şey hızdır: yemek dağılırken masadan bir fotoğraf çekip “yapıldı” haberini oracıkta yayınlamak, ertesi gün bilgisayar başında yazılan habere göre kıyaslanmayacak kadar çok okunur.

B · Acil kan çağrısı

1. İhtiyaç duyulan kan grubu — zorunlu.
2. Uyumlu verici gruplarına da gönder — açık bırakın. Kapatırsanız çağrı yalnızca aynı gruba gider ve ulaşabileceğiniz vericinin çoğunu kaybedersiniz.
3. Hastane / konum — zorunlu. Örn. “Antalya Eğitim ve Araştırma Hastanesi, Kan Merkezi”.
4. İletişim telefonu — zorunlu. Yardım etmek isteyen üyenin arayacağı numaradır; kendi numaranız ya da hasta yakınının.
5. Hasta adı ve ek not — isteğe bağlı.
6. Şehir — yazarsanız çağrı yalnızca o ildeki üyelere gider; boş bırakırsanız herkese.

Çağrıyı Gönder dediğinizde bir onay sorusu çıkar. Onayladığınız anda uygun kan grubundaki bütün üyelerin telefonu çalar ve bildirim geri alınamaz. Üyeler “yardım edebilirim” diyerek yanıt verir ve yazdığınız numarayı arar; kaç kişinin yardım edeceğini çağrının üstünde görürsünüz. Kan bulununca çağrıyı “Kan bulundu, kapat” ile kapatın; kapatmasanız da 48 saat sonra kendiliğinden kapanır.

C · Vefat ilanı

Doldurulacak alanlar: vefat eden, taziye metni, vefat tarihi, cenaze tarihi ve saati, cenaze namazı yeri, defin yeri, il ve ilçe.

Yayınladığınız anda ilan görünür olur ve bütün üyelerin telefonuna bildirim düşer; gönderilen bildirim geri alınamaz. Bu yüzden cenaze vaktini ve yerini göndermeden önce bir kez daha okuyun. Yayınlama yetkisi olmayan biri gönderirse ilan taslak olarak panele düşer ve yayınlamayı siz yaparsınız.

D · Sevinç ilanı

Alanlar: sevinç türü (düğün, nişan, doğum, mezuniyet, yeni işyeri…), kimin için, tebrik metni, tarih, il ve ilçe. Yayınlandığında üyelere bildirim gider.

Gönderdiklerinizi takip etmek

Telefondan girdiğiniz haberler İçeriklerim, henüz yayınlanmamış ilanlarınız ise ilgili listenin üstündeki Taslaklarım bölümünde durur. Yayınlanan her içerik aynı anda panele, derneğin web sitesine ve tüm üyelerin akışına düşer; panelden her an düzeltebilir veya yayından kaldırabilirsiniz. Telefondan girilen her içerik denetim kaydına da yazılır.

Hangisi telefondan, hangisi panelden?

Kısacası: anlık olan telefondan, düzenleme gerektiren panelden.

Kılavuzun en önemli bölümü burası. Uygulama, yönetim kurulunuz kâğıt üstünde kalsın diye değil, işi gerçekten bölüşebilesiniz diye tasarlandı. Yükü iki ayrı yerden dağıtabilirsiniz.

A — Panel kullanıcısı açmak ve rol vermek

Panele giren her kişinin bir rolü olmalıdır. Rolü olmayan kullanıcı panele girer ama hiçbir modülü göremez — “menüde hiçbir şey yok” şikâyetinin bir numaralı sebebi budur.

Hazır roller tüm derneklerde ortaktır ve değiştirilemez. Kendinize özel bir rol isterseniz en yakın rolü kopyalayıp yetkilerini serbestçe düzenleyin (örn. “Sosyal İşler Sorumlusu”).

B — Üyeye uygulamadan içerik girme yetkisi

Bu, panele hiç girmeyen bir üyenin telefonundan içerik girebilmesini sağlar. Üyelerin ezici çoğunluğunda hepsi kapalıdır; birkaç güvendiğiniz kişiye açarsınız.

Üye içeriği varsayılan olarak dernek adına yayımlanır. Üye isterse kendi adına paylaşır ve içerikte “üye haberi” rozeti görünür.

Bu bölümdeki modüller derneğin türüne göre açılıp kapanır. Menünüzde göremediğiniz bir başlık varsa Dernek Ayarları → Profil & Modüller bölümünden açabilirsiniz; kapatılan modül panelden, web sitenizden ve mobil uygulamadan birlikte kalkar.

Esnaf ve firma rehberi

Üyelerin işyerleri kategori kategori listelenir; üye arayıp bulur, telefonla arar, yol tarifi alır, yorum bırakır. Hemşeri ve işadamları derneklerinde uygulamanın en çok açılan ekranı çoğu zaman burasıdır — “derneğe üye olmanın somut faydası” sorusunun en kolay cevabı.

Kayıtları siz girebileceğiniz gibi, üyenin kendi işyerini uygulamadan eklemesine de izin verilir; kayıtlar sizin onayınızdan geçer.

İş ve işçi ilanları

“Eleman arıyorum” ve “iş arıyorum” ilanları. WhatsApp gruplarında kaybolan bu trafiği tek bir panoya taşır.

Vefat ve taziye

Vefat ilanı yayınlandığında üyelere bildirim gider; cenaze vakti ve yeri ilanda durur. Zamana en duyarlı modüldür — bu yüzden güvendiğiniz bir-iki kişiye uygulamadan ilan açma yetkisi vermeniz önerilir. Gece yarısı gelen haber için panel açmayı beklemeyin.

Sevinç ve tebrik

Düğün, nişan, doğum, mezuniyet, yeni işyeri açılışı. Vefatın karşılığıdır ve derneği yalnızca kötü günde hatırlanan bir yer olmaktan çıkarır.

Acil kan çağrısı

Çağrı açıldığında yalnızca uygun kan grubundaki üyelerin telefonu çalar; üye uygulamadan “gidiyorum” diye yanıt verir. Çağrı 48 saat sonra kendiliğinden kapanır. Bunun çalışması için üye kartlarındaki kan grubu alanının dolu olması gerekir.

Yönetim kurulu ve komisyonlar

Yönetim Kurulu ekranına görev dağılımını (başkan, başkan yardımcısı, genel sekreter, sayman, üye; asıl/yedek) ve geçmiş dönem başkanlarını girersiniz. Web sitenizdeki “Hakkımızda” sayfası buradan dolar ve derneğin köklülüğünü gösterir.

Komisyonlar, işi gerçekten yürüten çalışma gruplarıdır: dernek üç yüz üyeyle değil, sekiz kişilik komisyonla iş yapar. Komisyon üyelerine toplu bildirim gönderebilirsiniz.

Şubeler, temsilcilikler ve üst kuruluşlar

Şube ve temsilcilikleriniz varsa üye kartında hangi birime bağlı olduğu tutulur. Bağlı bulunduğunuz federasyon, konfederasyon, platform veya birlikler ile oradaki göreviniz (delege, yönetim kurulu üyesi, gözlemci) ayrı bir ekranda kaydedilir.

Yardım ve bağış kampanyaları

İhtiyaç sahibi kaydı üye kaydından ayrıdır — yardım alan kişi derneğin üyesi değildir. Her yardım kime, ne zaman, ne verildiğiyle kaydedilir (nakdî, gıda/kumanya, giyim, yakacak, kira, eğitim, sağlık). Kampanya ise toplanan bağışın hedefini gösterir: inşaat/onarım, kurban, ramazan kumanyası, burs, acil yardım.

Muhasebe modülünün tamamı Sayman rolüne bağlıdır. Başkan bu kayıtları görür, girmez. Önce sayman atayın, sonra bu bölüme dönün.

Aynı ekrandaki açıklama notu alanını boş geçmeyin. “Açıklama kısmına ad-soyad ve dönemi yazınız” gibi bir cümle, saymanın kimin ne ödediğini bulma işini yarı yarıya azaltır.

Aidat borçlandırma

1. Dernek Ayarları → Aidat & Bağış bölümüne yıllık üyelik aidatı tutarını girin. Tutar boşsa borç oluşturulmaz.
2. Yıl başında Toplu Borçlandırma ile o yılın borcunu tüm asıl üyelere tek seferde yazın. Mevcut borçlar değiştirilmez, yalnızca eksik olanlar oluşturulur.
3. Ödemeler geldikçe sayman tahsilatı işler; her kayıtta borç, ödenen, kalan görünür ve satır Açık / Kısmi / Ödendi olarak işaretlenir.
4. Borçlulara uygulamadan hatırlatma bildirimi gönderin — hepsine birden ya da seçtiklerinize.

Aidat yalnızca asıl üyeler için işler. Gönüllü ve aday üyeye borç yazılmaz.

Gelir ve gider

Aidat ve bağış tahsilatları ile derneğin tüm harcamaları buraya işlenir; her kayıt nakit ya da banka olarak ayrılır. Panele girdiğinizde karşınıza çıkan özet kartlarda şunları görürsünüz: yılın toplam tahsilatı, yılın gideri, net durum, kasadaki nakit ve banka bakiyesi; ayrıca toplam tahakkuk, tahsil edilen tutar, kalan alacak, borçlu asıl üye sayısı ve tahsilat oranı.

Tahsilat oranı, genel kurulda size sorulacak sorunun cevabıdır. Ayda bir bakmanız yeterli.

Alındı belgesi (makbuz)

Bastırılan veya bakanlıkça verilen alındı belgesi koçanları buraya kaydedilir; hangi koçanın kimde zimmetli olduğu, iade ve iptal durumları takip edilir. Alındı belgesi defteri buradan üretilir.

Uygulamaya girdiğiniz veriler yıl sonunda kendiliğinden deftere dönüşür. Elle defter yazmak yerine, yıl boyu düzenli kayıt tutup çıktı almanız yeterlidir.

Defterler

Yılı seçer, defteri açar, çıktıyı alırsınız. Sistemde altı defter üretilir:

Her defterin tutulmasının zorunlu mu ihtiyari mi olduğu ekranda yazar. Alınan her çıktı kaydedilir: ne zaman basıldığı, hangi sayfa aralığına ve kaç satır bastığınız görünür — böylece kaldığınız yeri şaşırmazsınız. Bir dönemi tamamladığınızda dönem kilidi ile o yılın kayıtlarını değişime kapatabilirsiniz; kilidi yalnızca başkan açabilir.

Kararlar, evrak, demirbaş

Karar defterine yazılacak kararları toplantıdan hemen sonra girin; kurul türü (yönetim, genel kurul, denetim) ve tarih seçilir. Gelen-giden evrakı geldiği gün kaydetmek, yıl sonunda hepsini birden hatırlamaya çalışmaktan çok daha kolaydır. Demirbaşlarda çıkış sebebi de tutulur (satış, hurda, bağış, kayıp).

Genel kurul

Olağan ve olağanüstü genel kurullar, çağrı yöntemleriyle birlikte (yazılı bildirim, e-posta, gazete ilanı, dernek internet sitesi, dernek merkezinde ilan) kaydedilir. Hazirun listesi üye kayıtlarınızdan üretilir.

Yetki belgesi ve beyanname

Yetki Belgesi ekranı, dernek adına gelir toplayacak kişilerin belgelerini üretir; derneğin kütük numarasını Dernek Ayarları’na girmeyi unutmayın, belgede o kullanılır. Beyanname ekranı ise yıllık dernek beyannamesi için gereken verileri derli toplu önünüze getirir.

KVKK ve denetim kaydı

Ayarlar → KVKK Envanteri hangi kişisel verinin hangi amaçla tutulduğunu listeler; aydınlatma metninizi Dernek Ayarları’ndaki KVKK sekmesinden düzenlersiniz.

Sistem → Denetim Kaydı ise kim, ne zaman, neyi değiştirdi sorusunun cevabıdır: kayıt açma, değiştirme, silme, giriş denemeleri, dışa aktarma, yazdırma, bildirim gönderme, yetki değişikliği. Bu kayıt silinemez ve düzeltilemez; salt okunurdur. Devir teslimde ve denetimde en çok işinize yarayacak ekran budur.

Sahadan en çok gelen sorular ve tek cümlelik cevapları.

Aşağıdaki metinlerde [LİNK] yazan yere Uygulamayı Paylaş ekranından kopyaladığınız kendi üyelik bağlantınızı yapıştırın.

Kopyala-gönder metinleri

Yıl boyunca ne paylaşılır

“Yazacak bir şey bulamıyorum” en sık duyulan sıkıntıdır. Aşağıdakiler hemen her dernekte karşılığı olan başlıklardır:

Haftalık on dakikanız

Uygulamanın canlı kalması için gereken emek gerçekte şu kadardır:

• Onay bekleyen üyeleri onaylayın.
• Gelen mesajlara bakın.
• Bir haber ya da duyuru yayınlayın.
• Ayda bir: tahsilat oranına ve borçlu üye sayısına göz atın.

Gerisi kendiliğinden işler.

Bu kılavuzda cevabını bulamadığınız her şey için bize doğrudan ulaşın. Telefonla arayabilir ya da WhatsApp’tan yazabilirsiniz — aynı numara.